GDPR, KVKK – Kişisel Veri İşleme ve İlkeleri (KVKK, GDPR ve OECD İlkeleri)

Bu yazımızda; veri işleme ve KVKK, OECD ile GDPR veri işleme prensiplerine değineceğiz.

Veri işleme kuralları ve düzenlemelerinin kapsamını aktarmak için öncelikle ‘veri işleme’ terimi iyi anlaşılmalıdır. Veri işleme, sadece kişisel verileri toplamaktan çok daha fazlasını içerir. GDPR’nin 4 (2). Maddesi, işlemeyi, veri üzerinde gerçekleştirilen ‘herhangi bir işlem’ olarak tanımlamaktadır ve veri yaşam döngüsündeki birçok olası eylemi içermektedir. Örneklerle verinin işlenme yolculuğuna çıkacak olursak, her gün aslında veri işlemenin birçok çeşit ve yüzeyine temas ettiğimizi görürüz:

Bir müşteri hizmetleri temsilcisi ile yaptığınız görüşme, belirli yükümlülükler çerçevesinde kaydedilir. Temsilci ilgili kişinin bilgilerine erişmek için yetkilendirme kriterlerine dair ad, soyad ve doğum tarihi sorar, herhangi bir yanlış cevapta bilgilere erişemiyorsa veriye erişim kullanımı engellenmiş olur yani kısıtlanmıştır. Görüşme sırasında temsilci bir harf hatası nedeni ile erişilemediğini fark eder, hatayı düzeltip hesap bilgilerine erişirse kişisel veriyi değiştirir ve yeniden düzenlemiş olur. Görüşmenin ilerleyen safhalarında arayanın bulunduğu bölgede bir servis sağlayıcısını kendisine önermek için lokasyonunu danışabilir.

Benzer olarak, bir ürün geliştirme ekibi, bir ticari fuardaki müşteri memnuniyeti anketlerinden elde edilen sonuçları toplar. Anket sonuçları demografik bilgilere göre kategoriler halinde düzenlenebilir. Anketlerin elle doldurulmuş kağıt kopyaları bilgisayar ortamına veri girişi yapılarak depolanırken formu, ortamı ve yapısı değiştirilmiş olur. Anketlerden elde edilen birleştirilmiş veriler, önceki anketlerden sağlanan sonuçlarla karşılaştıran bir grafikte gösterildiğinde başka bir form şeklinde yapılandırılmış olur. Ekip yeni bir ürün adına bir pazarlama planı oluşturmak için anket sonuçlarını kullanır.

Başka bir örnekte ise İK müdürü, ekibiyle açık bir iş pozisyonu için aday listesini paylaşarak veriyi açıklamış ve aktarmış olur. İstihdam için gerekli başvurular ve diğer ilgili belgeler ihtiyaç duyulmadığında imha edilir. İK departmanı, yeni işe alınan çalışanın iş başvurusunu, performans yorumlarını ve fayda bilgilerini içeren bir dosyayı saklar, depolar. Çalışanın altı aylık performans incelemelerinin birleştirilmesi yıllık incelemesini geri bildirimi için kullanılır.


VERİ İŞLEME İLKELERİ

7 Nisan 2016 tarihinde devreye giren KVKK’mize göre kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur: 

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Şimdi 1980’lere kadar uzanıp bu ilkelerin nereden geldiğine dair köklere dokunalım:


OECD Veri İşleme İlkeleri

Kişisel Verilerin ve Sınır Ötesi Veri Akışlarının Korunmasına İlişkin Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Kılavuzları Örgütü (OECD Kılavuzları), belki de kayda değer uygulamalar içinde en yaygın kabul gören çerçevedir. 1980 de oluşturulmuş bu ilkelere değinecek olursak:

  • Veri Toplama Sınırlaması: Kişisel verilerin toplanmasına sınırlama getirilmeli ve bu tür verilerin yasal ve adil yollarla ve gerektiğinde, ilgili kişinin bilgisi veya rızasıyla elde edilmesi gerekir.
  • Veri Kalitesi: Kişisel veriler, kullanılacakları amaçlarla ilgili olmalı ve bu amaçlar için gerekli olduğu ölçüde, doğru, eksiksiz ve güncel tutulmalıdır.
  • Amacın Belirtilmesi: Kişisel verilerin toplanma amacı ve söz konusu verilerin kullanımı, bu amaçların ya da bu amaçlarla uyumsuz olmayan diğer amaçların yerine getirilmesiyle sınırlı olmak kaydıyla, verilerin toplandığı tarihten daha geç olmamak kaydıyla belirlenmeli ve her türlü amaç değişikliği belirtilmelidir.
  • Kullanım sınırlaması: ‘Kişisel veriler; a) ilgili kişinin rızası b) kanun yetkisi istisnaları dışında açıklanmamalı, kullanıma sunulmamalı veya belirtilenler dışında başka amaçlar için kullanılmamalıdır (amacın belirtilmesi ilkesi)
  • Güvenlik önlemleri: Kişisel veriler; kayıp veya yetkisiz erişim, imha, kullanım, değiştirilme veya verilerin ifşası gibi risklere karşı makul güvenlik önlemleri ile korunmalıdır.
  • Açıklık: Kişisel verilerle ilgili gelişmeler, uygulamalar ve politikalar konusunda genel bir açıklık politikası olmalıdır. Kaynaklar; kişisel verilerin mevcudiyetini, mahiyetini ve bunların kullanımının ana amaçlarının yanı sıra veri sorumlusunun kimliği ve olağan ikametgahını saptanmasına yönelik kolayca erişilebilir olmalıdır.
  • Bireysel katılım: Bir birey şu haklara sahip olmalıdır: a) bir veri sorumlusundan bilgi temini veya diğer bir deyişle, veri sorumlusunun kendisine ait verilere sahip olup olmadığının teyidi; b) kendisiyle ilgili verilerin kendisine, makul bir süre içinde ve varsa aşırı olmayan bir ücret karşılığında, makul bir şekilde ve halihazırda okunabilir bir biçimde bildirilerek bilgilendirilmesi, c) (a) ve (b) şıklarında belirtilen taleplerin reddedilmesi halinde sebeplerin belirtilmiş olması ve bu redde itirazda bulunulabilmesi; ve d) kendisiyle ilgili verilere itiraz etmek ve eğer itiraz başarıya ulaşmış ise verilerinin silinmesi, düzeltilmesi, eksikliklerin tamamlanması veya değiştirilme hakkına sahip olması.
  • Yükümlülük (hesap verilebilirlik): Bir veri sorumlusu, yukarıda belirtilen ilkelere etki eden tedbirlere uymaktan sorumlu olmalıdır.

GDPR Veri İşleme İlkeleri

GDPR’nin 5. maddede belirtilen işleme esasları, OECD Kılavuzları da dahil olmak üzere önceki yasa ve yönetmeliklerden süregelmektedir. Geniş çapta yorumlanabilmelerine rağmen, bu ilkelerin ihlalleri, GDPR altında geniş idari para cezalarına yol açabilir. Veri işleme ilkeleri şunlardır: hukuka uygunluk, dürüstlük ve veri işlemede şeffaflık; amaç sınırlaması; veri minimizasyonu; veri kalitesi ve doğruluğu; veri saklama sınırlaması; bütünlük ve gizlilik; ve yükümlülük (hesap verilebilirlik)

  • Hukuka Uygunluk; Kişisel Veriler kazara kayıp, hasar veya imhaya karşı güvence altına alınmalıdır. Veri işleme yasal olmalıdır, şöyle ki; İlgili kişi her hizmete dair veri işleme için açık onay vermelidir, Gerçekleştirilecek işleme sözleşmenin uygulanması için gereklidir, yasal bir zorunluluğa uymak için işleme gerekli olmalıdır.
  • Şeffaflık; veri sorumlusu ve ilgili taraflar arasında her türlü iletişim özlü, şeffaf ve anlaşılabilir olmalıdır. Veri sorumluları, bir bireyin verilerini nasıl, neden toplandığı ve işlendiği hakkında net ve açık bilgi sağlamalıdır. Veri sorumluları, veri koruma görevlisi, veri sorumlusu ve ilgili kişinin sahip olduğu belirli haklar da dahil olmak üzere kuruluştaki bireyler hakkında proaktif olarak bilgi sağlama yükümlülüğüne sahiptir. Tüm ilgili kişiler, kendi verilerine dair silme, düzeltme, itiraz etme, bilgilendirilme, taşıma, kısıtlama, profil oluşturulmasına itiraz, haklarına sahiptir.
  • Amaç sınırlaması; yalnızca belirtilen amaç için kişisel verilerin toplanmasını ve işlenmesini gerektirir. Kişisel verilerin başlangıç sınırından daha fazla işlenip işlenemeyeceğini belirlemek için; amaçlar, verinin doğası, toplama yöntemi, ikincil kullanımların sonuçları ve güvenlik tedbirleri arasındaki bağlantıları aramak için bir uyumluluk testi kullanılması gerekir.
  • Veri minimizasyonu ve orantılılık ilkesi, yalnızca amaç için ilgili ve gerekli olan kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelir.
  • Veri kalitesi ve doğruluğu, eksiksiz ve güncel kişisel verilerin işlenmesini içerir.
  • Veri saklama sınırlaması, yalnızca amaç için ilgili ve gerekli olan kişisel verileri korumak anlamına gelir.
  • Gizlilik ve bütünlük, kişisel verilerin güvende olmasını gerektirir.
  • Yükümlülük (hesap verebilirlik), kişisel verileri sorumlu bir şekilde işlemek ve AB ve üye devlet veri koruma yasalarına uygunluğu kanıtlanması anlamına gelir.

Geleneğimizi sürdürelim ve sözü duayene bırakalım:

“Ekipler bir gecede kurulamaz. İşleyebilecek duruma gelmeden önce uzun zamana ihtiyaçları vardır. Ekipler karşılıklı güven ve anlayışa dayanır ve bunu oluşturmak da yıllar alır. Benim deneyimime göre, bunun için en az süre, üç yıldır.” 

Peter F. Drucker

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir